Por Raquel Matiolli, Priscila Savino e Larissa Micheloni

Todas as empresas que optam pela parceria com a Receita Federal do Brasil, através da certificação como Operador Econômico Autorizado OEA, tanto na modalidade OEA-C (conformidade) quanto OEA-S (segurança), devem atender aos requisitos e critérios estabelecidos na legislação do Programa, conforme disposto na Instrução Normativa RFB nº 1.598/15.

Dentre todos os critérios e requisitos estabelecidos em legislação pertinente ao Programa, os quais os Operadores deverão descrever seus processos operacionais e comprovar por meio de evidências a efetividade dos mesmos, não podemos esquecer dos colaboradores que executam diariamente essas atividades, profissionais estes que foram reconhecidos pelo Programa por serem Cargos Sensíveis.

E qual seria o conceito de Cargos Sensíveis no Programa OEA?

De maneira geral, entende-se nas organizações que os cargos sensíveis estão atrelados aos cargos de alta direção ou que desempenham funções estratégicas, como, por exemplo, gestores das áreas, profissionais que estão diretamente ligados a processos de desenvolvimento industrial de novos produtos ou serviços, proteção intelectual dos negócios ou da marca, segurança do patrimônio e, até mesmo, aqueles que lidam com dados confidenciais como financeiro, investimentos e afins.

Porém, de acordo com o anexo III da Instrução Normativa do Programa OEA, os profissionais de Cargos Sensíveis fogem um tanto dos conceitos descritos acima, destacando-se pela abrangência, importância e contribuição que terão estes profissionais junto à organização interessada em certificar-se no Programa OEA. Por isso, ganharam um critério específico no QAA (Questionário de Autoavaliação), o item 2.4 “Política de Recursos Humanos”, para tratar deste tema extremamente importante.

Assim, “são considerados sensíveis os cargos com atribuições cujo desempenho possa afetar o atendimento aos níveis de conformidade e confiabilidade exigidos pelo Programa OEA, em termos de segurança da cadeia logística ou do cumprimento de obrigações tributárias e aduaneiras”. Traduzindo em uma linguagem que visa facilitar o entendimento do tema em questão, considera-se cargos sensíveis aqueles profissionais e terceiros que estão diretamente ligados aos processos operacionais, que contribuem para o atendimento e execução dos critérios específicos da segurança da cadeia logística e/ou da conformidade aduaneira.

Dentre os critérios elencados no QAA, 5 (cinco) estão ligados às Políticas de Recursos Humanos, sendo eles:

Critério de Elegibilidade

2.4.1 – Identificação de Cargos sensíveis

2.4.2 – Seleção de Pessoal para cargos sensíveis

2.4.3 – Acompanhamento de ocupantes de cargos sensíveis

2.4.4 – Desligamento de pessoal

Critério de Conformidade

4.7.1 – Qualificação Profissional

O primeiro passo para atendimento aos critérios de Recursos Humanos é a identificação dos ocupantes de cargos sensíveis. Ou seja, todos os cargos que tenham influência e envolvimento nos critérios e processos estabelecidos no Programa OEA. Vale ressaltar que a empresa deve avaliar dentro de todas as suas áreas a existência de um cargo sensível, inclusive se o colaborador for terceiro, não restringindo-se somente aos departamentos de Comércio Exterior/Logística.

Tendo em vista a criticidade destes cargos para as operações aduaneiras e logísticas, o Programa OEA exige que o documento que contém a descrição dos cargos da empresa mencione se é um cargo sensível para OEA. Esta identificação é necessária para que a empresa sinalize aos responsáveis pela gestão de pessoas, o direcionamento para atendimento às demais exigências previstas no processo de admissão, acompanhamento, treinamento e desligamento destes colaboradores.

Na admissão, a empresa deve demonstrar os devidos cuidados em seus processos de seleção e contratação, de modo a evitar admissão de pessoas que representem ameaça à cadeia logística ou à conformidade aduaneira, realizando as análises dentro dos limites legais das informações fornecidas pelos candidatos, incluindo referências profissionais e pessoais. Validar previamente as informações declaradas pelos candidatos é essencial, sendo necessário realizar essa checagem e o registro da validação destas informações pela empresa.

Para manutenção e acompanhamento destes funcionários a empresa deve mantê-los atualizados em suas principais políticas, códigos de conduta e ética,  e, também, possuir um canal de comunicação com o RH, com o intuito de inibir condutas indesejadas, bem como assegurar, com treinamentos específicos, a efetividade da execução das atividades relacionadas com o descritivo de cargos, garantindo a aderência ao cumprimento da legislação aduaneira (Qualificação Profissional)  e segurança da carga, visando a conscientização de ameaças e identificação de vulnerabilidades  no decorrer da cadeia logística.

Por fim, no processo de desligamento, a empresa deve ter o cuidado de comunicar as áreas competentes para revogação de acesso às instalações físicas, acesso lógico ao ambiente informatizado e às procurações, bem como garantir o recolhimento dos utensílios e vestuários como, por exemplo, notebook, celular, uniforme, crachás e o que mais houver. O uso de um checklist auxilia a organização no controle para baixa a atendimento dos requisitos previstos.

Nestes critérios apresentados, espera-se que a área de Recursos Humanos tenha mais cautela com os Cargos Sensíveis, estabelecendo através de suas políticas internas um procedimento formal e por escrito que contemple desde a contratação, acompanhamento, treinamento até o desligamento, evitando assim o comprometimento dos processos logísticos e aduaneiros com manipulação indevida de dados.

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