Em trabalhos e projetos desenvolvidos junto aos nossos Clientes – e até mesmo em nossas Trilhas de Conhecimento mensais –, sempre mencionamos a importância de mantermos a integração entre as áreas correlatas à operação de comércio exterior. Planejamento, Logística, Compras, Vendas, todas devem estar sempre alinhadas em relação às melhores oportunidades a serem aproveitadas pela empresa. É possível ilustrarmos este entendimento com exemplos que vão desde um planejamento antecipado, permitindo a aplicação de regimes aduaneiros especiais, até mesmo as negociações junto aos parceiros logísticos.
Neste sentido, a definição do Incoterm a ser utilizado na operação é um bom exemplo para demonstrar a importância desta interação e comunicação efetiva entre as áreas. Isso porque, os Incoterms têm por objetivo principal estabelecer os riscos e custos a serem compartilhados entre o importador e o exportador. Na maioria das organizações a escolha do Incoterm a ser utilizado é realizada pelo time de Compras, no momento da negociação comercial. Porém, infelizmente, nem sempre essa área detém conhecimento específico de todos os impactos da escolha e tampouco tem a visão necessária da operação para essa tomada de decisão.
Além de questões comerciais é essencial que essa decisão considere alguns parâmetros, como especificações de normas (por exemplo: a inviabilidade de utilização do DDP no Brasil), oportunidade de consolidação de carga na origem e até mesmo desenvolvimento de BIDs regionais através da padronização de Incoterms em determinado país/fornecedor, visando um melhor aproveitamento, bem como o equilíbrio entre risco e custo na importação/exportação. Contudo, é importante ressaltar que durante o ciclo de parceria entre o importador e o exportador, o Incoterm pré-definido deve ser revisitado, considerando novas variáveis da operação, como por exemplo, um aumento da frequência de importação ou até mesmo melhores negociações com o Agente de Cargas em razão do volume de operações.
Outro ponto bastante relevante se refere à necessidade de alinhamento entre o Incoterm definido para a operação e a documentação instrutiva de embarque. Por exemplo: nos Incoterms cujo pagamento do frete é realizado pelo exportador, este valor deve estar destacado na fatura comercial, sob pena de multa pela apresentação de fatura comercial em desacordo com as indicações estabelecidas no art. 557 do Regulamento Aduaneiro (Decreto 6.759/2009).
Todavia, não basta apenas a informação; os valores apresentados na fatura também devem estar de acordo com aqueles informados nos demais documentos, tal como o Conhecimento de Embarque. Além disso, é fundamental que a operação reflita exatamente as condições do termo negociado; é comum, em embarques CIF, por exemplo, nos quais o importador efetua o pagamento da Apólice de Seguro mensal/anual, a desistência das vistorias oficiais através da inclusão de textos padrões no campo “Informações Complementares” da Declaração de Importação: "Desistimos da vistoria aduaneira do conhecimento abaixo mencionado e assumimos inteira responsabilidade pelo ônus decorrente da nossa desistência". Tal prática impede que o Seguro Internacional seja acionado caso ocorra divergência ou falta de mercadoria.
Em nossa jornada junto aos Clientes e Parceiros, já identificamos diversas oportunidades e acompanhamos os ganhos diretos obtidos em razão de um melhor alinhamento entre as áreas sobre o Incoterm a ser utilizado. Além disso, a disseminação de conhecimento técnico através de treinamentos sobre o tema dentro das organizações contribui para uma escolha mais assertiva, reduzindo de forma significativa os custos e riscos aos quais as empresas estão expostas na cadeia de comércio exterior.
Assim como todas as demais premissas para um bom planejamento, acompanhamento e conclusão de uma operação importação ou exportação, o Incoterm também deve ser levado em consideração, juntamente com temas como Valoração Aduaneira, qualidade e guarda documental.
Artigo por Larissa Mota, Gisele Fernandez e Victória Mello.
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