O artigo de hoje trata sobre dois temas bastante presentes na rotina dos operadores de comércio exterior: qualidade e guarda documental.
A legislação vigente prevê exigências específicas em relação as informações que devem constar nos documentos de comércio exterior, tanto na Declaração de Importação e na Declaração Única de Exportação, quanto nos documentos instrutivos destes processos, tais como Fatura Comercial, Romaneio de Carga, Conhecimento de Embarque, Licenças de Importação, Certificado de Origem, entre outros.
A princípio as informações exigidas nos documentos, como por exemplo na Fatura Comercial (artigo 557 do Decreto 6.759/2009), parecem bastante específicas. Todavia, cada informação exigida é extremamente importante para que a autoridade aduaneira conheça toda a operação realizada, tanto em relação a mercadoria (NCM, tributação), quanto em relação a transação comercial, como por exemplo, a correta aplicação das regras de Transfer Pricing quando estas devem ser utilizadas. Somente desta forma, a fiscalização poderá evitar qualquer tipo de irregularidade e poderá identificar prontamente possíveis fraudes.
Neste sentido, o preenchimento correto de todos os documentos garante a denominada “Qualidade documental” e pode evitar a aplicação de multas ao operador, como é o caso da multa de 1% do valor aduaneiro da mercadoria, prevista do Decreto 6.759/2009, aplicada quando há discrepância entre as informações declaradas nos documentos. A depender do Valor Aduaneiro em questão, a multa pode ser extremamente onerosa ao operador.
“Art. 711. Aplica-se a multa de um por cento sobre o valor aduaneiro da mercadoria (Medida Provisória nº 2.158-35, de 2001, art. 84, caput; e Lei nº 10.833, de 2003, art. 69, § 1º):
I - classificada incorretamente na Nomenclatura Comum do Mercosul, nas nomenclaturas complementares ou em outros detalhamentos instituídos para a identificação da mercadoria;
II - quantificada incorretamente na unidade de medida estatística estabelecida pela Secretaria da Receita Federal do Brasil; ou
III - quando o importador ou beneficiário de regime aduaneiro omitir ou prestar de forma inexata ou incompleta informação de natureza administrativo-tributária, cambial ou comercial necessária à determinação do procedimento de controle aduaneiro apropriado.
Além da multa mencionada acima, a legislação também prevê expressamente a aplicação da multa de R$ 200,00 por incorreções na fatura comercial.
“Art. 715. Aplica-se a multa de R$ 200,00 (duzentos reais), pela apresentação de fatura comercial em desacordo com uma ou mais de uma das indicações estabelecidas no art. 557 (Decreto-Lei nº 37, de 1966, art. 107, inciso X, alínea “c”, com a redação dada pela Lei no 10.833, de 2003, art. 77).”
Por estas razões é de suma importância que os operadores possuam procedimentos claros e bastante completos para instruir as operações de importação e de exportação. Além da descrição detalhada de cada procedimento, há que se descrever as exigências previstas na legislação. Outro ponto importante é a descrição das etapas realizadas por terceiros, em que o operador deve assegurar que o prestador de serviços esteja atento à legislação vigente e declarando as informações corretas. Possuir procedimentos em conjunto ou ter conhecimento das instruções de trabalho do terceiro são maneiras de garantir o alinhamento entre ambas as partes, evitando inconsistências nos processos.
Em que pese a padronização internacional das informações e do idioma dos documentos (inglês) há que se notar que a legislação nacional prevê exigências específicas que não podem ser desconsideradas pelos operadores, tampouco poderá ser alegado desconhecimento destas exigências em eventual questionamento por parte da fiscalização.
As denominadas “Análises pré-embarque” podem evitar não somente a aplicação das multas, mas também questionamentos da Receita Federal no momento do desembaraço aduaneiro, o que poderá elevar o tempo e o custo de toda a operação.
Além disso, após todo o procedimento de emissão e conferência dos documentos, o operador ainda deve estar atento as exigências da legislação nacional. Isso porque, conforme expressamente previsto no Decreto 6.759/2009, após o registro da declaração aduaneira poderá ser instaurado o denominado procedimento de “Revisão Aduaneira”, no qual a Receita Federal poderá apurar a regularidade do pagamento dos tributos, a aplicação de benefício fiscal e a exatidão das informações prestadas pelo destinatário, remetente e demais intervenientes no comércio exterior.
“Art. 638. Revisão aduaneira é o ato pelo qual é apurada, após o desembaraço aduaneiro, a regularidade do pagamento dos impostos e dos demais gravames devidos à Fazenda Nacional, da aplicação de benefício fiscal e da exatidão das informações prestadas pelo importador na declaração de importação, ou pelo exportador na declaração de exportação (Decreto-Lei nº 37, de 1966, art. 54, com a redação dada pelo Decreto-Lei no 2.472, de 1988, art. 2o; e Decreto-Lei nº 1.578, de 1977, art. 8º).
§ 1º Para a constituição do crédito tributário, apurado na revisão, a autoridade aduaneira deverá observar os prazos referidos nos arts. 752 e 753.
§ 2º A revisão aduaneira deverá estar concluída no prazo de cinco anos, contados da data:
I - do registro da declaração de importação correspondente (Decreto-Lei nº 37, de 1966, art. 54, com a redação dada pelo Decreto-Lei no 2.472, de 1988, art. 2o); e
II - do registro de exportação.
§ 3º Considera-se concluída a revisão aduaneira na data da ciência, ao interessado, da exigência do crédito tributário apurado.
Neste procedimento a fiscalização poderá solicitar qualquer documento relacionado a operação, tornando ainda mais evidente a importância da correta guarda de documentos em local seguro e que permita a rápida identificação do documento e o fácil acesso, assim como a recuperação, caso necessário.
Além das previsões gerais que demonstram a importância da Qualidade e da Guarda Documental, ou seja, àquelas aplicadas a qualquer operador de comércio exterior no Brasil, há também a Instrução Normativa RFB 1.985/2020 referente ao Programa Operador Econômico Autorizado. Essa normativa dispõe que a qualidade dos registros das operações é um dos critérios de Elegibilidade para certificação. Destacamos aqui o critério 2.2.1 do Questionário de Autoavaliação, o qual apresenta as perguntas abaixo, entre outras:
• O requerente assegura que são mantidos registros que permitem auditoria de todas as operações de comércio exterior?
• Os registros são tempestivos, legíveis, completos e confiáveis?
Além de ser um requisito legal, a guarda documental auxilia na manutenção da qualidade documental, uma vez que permite as auditorias periódicas antes e após o desembaraço, focando na melhoria contínua dos processos. Especialmente nos casos de canais diferentes de verde, possuir a documentação instrutiva completa, corretamente preenchida, assinada e arquivada é essencial para agilizar o processo de apresentação do Dossiê, caso necessário, assim como evitar penalidades.
A referida IN instrui ainda sobre o critério de Qualidade Documental, conforme critério 2.2.3, o qual dispõe das perguntas abaixo dispostas, entre outras:
• Procedimento formal (escrito), de aplicação obrigatória, é empregado para assegurar que as informações de interesse aduaneiro nos documentos sejam legíveis, completas, e confiáveis para identificar as operações a que se referem?
• Referido procedimento assegura que as informações constantes nos documentos correspondem às mercadorias recepcionadas e/ou expedidas?
A TTMS Technologies traz esta solução aos nossos parceiros e clientes, oferecendo resultados de auditoria pós desembaraço através de amostras mensais apresentadas em nossa Plataforma Ágil, com base em Power BI facilitando a leitura dos dados. Nosso time de Consultores especialistas está sempre preparado para propor novas soluções e planos de ação para reduzir a incidência de inconsistências documentais.
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Artigo por Larissa Mota, Victória Mello e Larissa Micheloni.
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