Nos últimos anos, a digitalização tem desempenhado um papel crucial na transformação das operações comerciais, especialmente no setor aduaneiro. Nesse contexto, a Certificação de Operador Econômico Autorizado (OEA) da Receita Federal do Brasil (RFB) impulsiona a modernização e a eficiência das empresas no comércio internacional.
A digitalização tem sido a principal catalisadora dessa evolução. Com o avanço das tecnologias digitais, as empresas têm sido incentivadas a adotar processos mais eficientes e sustentáveis, reduzindo a dependência do papel físico. Esse movimento tem sido notado não apenas pela necessidade de agilidade operacional, mas também pela crescente conscientização ambiental e pela busca por práticas mais sustentáveis.
Para atender aos requisitos da certificação, o operador deve evidenciar que possui uma forma segura de armazenamento das informações, registros e documentos físicos ou digitais relacionados ao comércio exterior, durante o prazo decadencial. Isso inclui tanto os documentos digitalizados quanto os nato-digitais. Plataformas de gestão documental e sistemas de armazenamento em nuvem tornam-se aliados valiosos nesse processo, permitindo às empresas manter registros precisos e acessíveis, ao mesmo tempo em que cumprem as exigências de guarda documental da Aduana. Além disso, é fundamental garantir a segurança da informação e a possibilidade de resgatá-la quando solicitada pela autoridade aduaneira.
Esse tema foi aprofundado na Portaria COANA 133/2023 que passa a introduzir um novo requisito, ainda que recomendável: em caso de utilização de formulários ou qualquer outro documento em papel relacionado ao comércio exterior, recomenda-se a adoção de medidas de segurança e prevenção contra o uso não autorizado. Isso pode incluir a implementação de controles de acesso físico e digital, o uso de selos de segurança e a adoção de assinaturas digitais para garantir a autenticidade e integridade dos documentos.
No entanto, mesmo diante dessa transição para o ambiente digital, ainda nos deparamos com algumas barreiras que dificultam as mudanças operacionais internas. Em meio a esse cenário, surge uma dificuldade adicional relacionada à padronização dos requisitos de autenticidade das assinaturas digitais, conforme previsto na Lei 13.874/2019, conhecida como Lei da Liberdade Econômica. A implementação desses requisitos vem sendo um desafio para a harmonização e garantia de conformidade com as regulamentações aduaneiras. No entanto, as previsões normativas em relação às assinaturas digitais referem-se principalmente aos documentos nato-digitais, ou seja, documentos produzidos originalmente em formato digital.
A Instrução Normativa RFB 2.022/2021 aborda especificamente a entrega de documentos e a interação eletrônica em processos digitais no âmbito da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil. Além disso, o Decreto nº 10.543/2020 regula o uso de assinaturas eletrônicas na administração pública federal, estabelecendo requisitos mínimos para essas assinaturas em interações com o ente público.
Entretanto, essas normativas se concentram em documentos nato-digitais elaborados e assinados por pessoas físicas que possuem o certificado digital emitido nos padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Para que haja um reconhecimento internacional de assinaturas digitais, seria necessário um acordo de reconhecimento mútuo entre os países envolvidos. No contexto do Mercosul, um acordo desse tipo foi firmado em dezembro de 2019, facilitando o intercâmbio de documentos eletrônicos entre os países membros. No entanto, esse acordo ainda precisa ser ratificado pelos poderes legislativos de cada país.
Com relação à União Europeia, os diálogos para implementação de um acordo de reconhecimento mútuo de assinaturas digitais foram iniciados em janeiro de 2020. A regulamentação eIDAS 910/2014/EC, conhecida como Electronic Identification, Authentication and Trust Services ou Identificação Eletrônica e Serviços Confiáveis, visa fortalecer a confiança no sistema de transações online no mercado único europeu.
Em suma, a evolução do processo digital e a Certificação OEA representam uma nova abordagem para a gestão aduaneira, alinhando eficiência operacional, conformidade e segurança. Ao aproveitar as oportunidades oferecidas pela digitalização, as empresas podem otimizar suas operações comerciais, ao mesmo tempo em que atendem às exigências regulatórias e fortalecem sua posição competitiva no mercado global.
