Com a regulamentação da Instrução Normativa RFB nº 2.154, de 26 de julho de 2023, que dispõe sobre o Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado através da publicação da Portaria COANA Nº 133, de 11 de agosto de 2023, a Receita Federal do Brasil deixou mais claro os seus objetivos com cada um dos critérios e requisitos apresentados, facilitando o entendimento dos intervenientes na apresentação de procedimentos e evidências para o atendimento aos critérios, destacando nesse momento os critérios voltados as exigências da modalidade de Segurança.
O interveniente após ser certificado como Operador Econômico Autorizado deve se comprometer em desenvolver políticas de incremento à segurança da cadeia de suprimentos e atuar em prol da segurança, incluindo seus parceiros comerciais, com isso elevando ainda mais a importância das áreas de Segurança Patrimonial e Segurança Corporativa em apoio as operações de comércio exterior.
Dos critérios específicos aplicáveis para fins da certificação na modalidade OEA-S (Segurança), destacamos os critérios de “8. Visão de Segurança, avaliação de riscos e melhoria”, “9. Segurança da Carga” e “11. Segurança Fisica das Instalações”, onde foram ampliadas as responsabilidades, entendimentos e consequentemente a importância e relevância das áreas de Segurança Patrimonial e Corporativa das empresas.
A demonstração do compromisso firmado com a segurança da cadeia de suprimentos, o envolvimento, apoio e a promoção por parte da Alta Direção dos operadores certificados em proteger a cadeia de suprimentos de quaisquer atividades criminosas, tais como o tráfico de drogas, o terrorismo, o tráfico de pessoas e o contrabando, de forma ostensiva e com declarações escritas de apoio possam ser exibida em locais visíveis e apropriados na empresa, só reforçam ainda mais que a Segurança Patrimonial e Corporativa terão papel fundamental na evolução do Programa OEA e a responsabilidade que essas áreas terão em apoiar a Alta Direção no processo de incutir e priorizar na empresa a cultura do conceito de segurança em todos os níveis.
As medidas empregadas pelos intervenientes para garantir a integridade das cargas dentro de suas operações até o momento de sua saída das instalações e as rotinas para evitar a violação da cadeia de suprimento internacional, como a inserção ou remoção de qualquer produto sem a observância da legislação vigente, podem e devem ser comprovadas por imagens, principalmente do monitoramento de câmeras de segurança, onde na maioria dos casos, acaba sendo de responsabilidade da segurança patrimonial. Mesmo os processos realizados por outras áreas de apoio, dependem dessas evidências para conseguir demonstrar que as informações descritas no Questionario de Autoavaliação (QAA), os processos descritos em seus procedimentos operacionais, as evidências documentais apresentadas por essas áreas e os discursos apresentados pela empresa no momento da validação ou revalidação da certificação para os auditores da Receita Federal, realmente estejam alinhadas e sendo executadas conforme descrito. Essas imagens dos sistemas de vigilância por câmeras são fundamentais para auditorias internas, realizando assim eventuais correções de processos e identificação de necessidade de aplicação de treinamentos pontuais, evitando assim o risco de uma possível contaminação da carga por falha ou não execução de algum desses processos. Os processos que podem contribuir realização de um processo seguro são a realização das inspeções de veículos de carga e unidades de carga, o processo de lacração dos veículos, os controles de acesso as áreas sensíveis, controle de acesso de pessoas as instalações e de veículos de carga e particulares, onde esses processos precisam ser auditados e ter a garantia da correta execução e funcionamentos dos sistemas de segurança.
Toda a tecnologia empregada na segurança das instalações deve possuir políticas e procedimentos próprios para descrever o seu uso, as necessidades de manutenção e a proteção da tecnologia de segurança utilizada para a segurança física das instalações e operações. O acesso a essa tecnologia deve estar restrita ao pessoal autorizado e devidamente treinado. É de responsabilidade da gestão de segurança patrimonial a realização de testes regulares de funcionamento de todos os sistemas de segurança existentes.
Nos casos de necessidade de realização da conclusão de investigações internas ou na disponibilização das imagens para evidências é recomendado que as imagens sejam armazenadas até o momento da abertura do conteiner no primeiro ponto após as alfandegas no tempo da mais longa exportação existente acrescidos de pelo menos 14 (quatorze) dias. Esse alinhamento deve acontecer entre a área de comércio exterior e a gestão de segurança e a área de segurança deve garantir esse tempo mínimo de armazenamento através de verificações constantes em seus sistemas, evitando assim a indisponibilidade dessas imagens.
Esses são apenas alguns exemplos da grande responsabilidade e relevância da área de Segurança Patrimonial e Corporativa e todos seus gestores quando em apoio aos processos internos de segurança e evidências relacionadas aos requisitos e critérios do Programa OEA com a publicação da Portaria COANA Nº 133. Lembrando que a certificação OEA é da empresa e não da área de comercio exterior ou de um colaborador em específico. Dessa forma, todos os colaboradores devem contribuir dentro da sua área de atuação para a segurança das operações de comércio exterior, tendo a Segurança Patrimonial e Corporativa como uma área de apoio e confiança.
