Empresas certificadas como OEA assumem o compromisso de operar com elevados padrões de conformidade, controle e transparência. O Programa OEA é baseado em confiança mútua e um elemento se torna essencial: a comunicação sólida, constante e estruturada entre as empresas OEA e a Aduana brasileira (RFB). Permitindo dessa forma que haja esclarecimento rápido de dúvidas e exigências; transparência nas operações; cooperação em situações de risco ou fiscalização. 

Diante disso, um dos requisitos do Programa OEA é de que os operadores econômicos autorizados possuam em procedimento formalizado (escrito) a comunicação de suspeitas, considerando a forma de notificação aos superiores hierárquicos responsáveis dentro da empresa; protocolo de comunicação ao ponto de contato da RFB, aos órgãos e entidades da Administração Pública competentes e aos parceiros comerciais envolvidos; previsão de comunicação rápida às autoridades, se possível, antes da chegada da mercadoria; lista de contatos com nomes e telefones das pessoas que devem receber a comunicação.  

As empresas OEA têm acesso a canais formais e reconhecidos de comunicação com a RFB, tais como: 

• Fórum Consultivo OEA: Canal permanente para apresentar demandas, sugestões e discutir o aprimoramento do programa com a RFB. 
• "OEA Agiliza": Canal digital exclusivo para a agilidade na comunicação entre a RFB e os operadores certificados. 
• Dúvidas, sugestões e elogios: Canal geral para o público do programa OEA. 
• Portal e-CAC: Plataforma de acesso online a serviços da Receita Federal, que pode ser usada para comunicação. 
• Atendimento presencial: Em alfândegas ou por meio de outros serviços conveniados.  
• Nas detecções feitas pela própria empresa OEA, deve ocorrer a comunicação tempestiva à RFB, de forma a alertá-la da necessidade de intervenção do fluxo da carga. Essa comunicação tempestiva deve ser feita ao e-mail: oea.df@rfb.gov.br, com cópia ao Ponto de Contato no Programa OEA. 
• Nas detecções feitas pelas equipes aduaneiras locais da RFB nas cargas OEA, após tomar conhecimento do incidente, as empresas cujas cargas foram contaminadas devem informar o Ponto de Contato no Programa OEA, juntamente com a apresentação de medidas adotadas para minimizar vulnerabilidades e evitar reincidências. 

O uso adequado desses canais demonstra maturidade institucional, profissionalismo e comprometimento com a parceria público-privada estabelecida, além do atendimento obrigatório à legislação aduaneira. 

Além de comunicações referentes a suspeitas e desvio das operações, as empresas OEA devem também informar previamente mudanças relevantes em processos internos; comunicar ajustes estruturais que possam impactar segurança ou conformidade; sinalizar inconsistências ou vulnerabilidades identificadas internamente; manter diálogo aberto em situações que possam gerar riscos à cadeia logística. 

A comunicação pró-ativa e preventiva fortalece a credibilidade da empresa e demonstra à Aduana a confiabilidade daquele parceiro e também a aplicação adequada do gerenciamento de riscos da empresa, que é outro pilar fundamental no Programa OEA. 

A comunicação eficaz entre as empresas OEA e a Receita Federal do Brasil não é apenas uma prática recomendada — é um componente essencial para o gerenciamento de riscos da cadeia logística internacional e para a fluidez do comércio exterior brasileiro.