Ontem 13/05/2024 foi realizado pela Receita Federal do Brasil (RFB) o treinamento de cargos sensíveis para o Programa OEA e, além da abordagem do tema em questão, a RFB trouxe algumas atualizações importantes em relação às exigências da Portaria Coana 133/23 e o OEA Integrado ANVISA.

• Análise de novos requerimentos a partir de 01/08/2024: As empresas que enviarem novos requerimentos a partir de 01/08/2024 serão analisadas com base na Portaria Coana 133/23.
• Adequação das empresas já certificadas OEA: As empresas já certificadas no programa terão que atender aos requisitos da Portaria Coana 133/23 a partir de 01/01/2025.
• OEA Integrado ANVISA: Entrará em operação em 26/05/2024 e, no dia 20/05/2024 será ministrado um treinamento pela ANVISA para que as empresas possam fazer seus requerimentos.

Cargos Sensíveis

As empresas que lidam com o Programa OEA costumam ter muitas dúvidas sobre quem deve ser identificado como ‘cargo sensível’ e as quais tratativas devem ser tomadas mediante esta identificação. Neste treinamento, a RFB esclareceu alguns pontos para contribuir com o melhor entendimento do tema e destacou que não existe uma receita pronta para esta identificação, e que tudo depende do tamanho da empresa e da função atribuída a determinado cargo.

Primeiro é importante que os responsáveis por essa identificação tenham clara a definição deste conceito observando quem tem acesso a carga e/ou à informação que possa comprometer a segurança da cadeia logística ou a conformidade aduaneira.

No processo de identificação é importante deixar claro que determinado cargo é sensível para o Programa OEA, e a cada cargo identificado é necessário mapear o(s) fator(es) de risco(s) para ele. Podendo, desta forma, a empresa adotar medidas diferentes dependendo do nível do risco, para cada cargo, embora todos tenham sido identificados como sensíveis para o Programa OEA.

Seguindo para a etapa da contratação, a dúvida comum entre as empresas é de como buscar as referências do candidato. Neste item a RFB trouxe como sugestão a possibilidade de assinatura de um Termo de Autorização para tais buscas ou, até mesmo, aplicação de testes. O importante é que a empresa demonstre seu processo robusto e os cuidados que tem para evitar admissão de pessoas que representem ameaça a conformidade aduaneira ou segurança da cadeia logística.

No que tange ao acompanhamento, foi reforçado a importância do canal de denúncia, realização de treinamentos e a observação em mudança comportamental.

Ressalta-se que as empresas que buscam a certificação, ou as que já possuem, devem ter claro os objetivos da RFB para que facilite o seu processo de melhoria contínua. O QAA pode ser atualizado até a data de análise do pleito pelo fiscal da RFB.

Indeferimentos Pleitos OEA

Para finalizar, a RFB apresentou as estatísticas com os principais motivos de indeferimento dos pleitos de certificação OEA, com o intuito de alertar as empresas que buscam pela certificação ou que já possuem a certificação. Dentre os números apresentados, o maior percentual de indeferimento é devido a CND, motivo de exclusão e arquivamento.

No que tange os critérios de elegibilidade, a cada 100 empresas, quase 80% têm problemas no requisito 2.5.1 - Gerenciamento de Riscos porque não possuem o processo implementado ou porque implementou, mas de forma errada, não observando a reincidência das ocorrências para as devidas tratativas em seu monitoramento.

Para conformidade o maior percentual se refere a descrição e classificação fiscal das mercadorias e, em seguida, operações no mercado interno. E, por fim, no critério de segurança 100% dos indeferimentos a empresa não conseguiu evidenciar para RFB a fiscalização e inspeção da unidade de carga. Este critério não é novo e mesmo assim ele está sendo apontado em todos os indeferimentos.

Como conclusão, podemos reforçar que monitorar seus processos, buscando a constante melhoria e demonstrando os cuidados através das devidas tratativas das ocorrências é o caminho certo para o sucesso como empresa OEA.