Na última semana publicamos em nossa página um artigo completo sobre Guarda Documental, um tema extremamente relevante a todos os operadores de comércio exterior, em especial aos certificados no Programa OEA.
Em consonância com o tema abordado no artigo, foi publicada em 20/04/2021, no Diário Oficial da União a Instrução Normativa RFB 2.022/2021 – a qual entra em vigor na data de hoje –, que dispõe sobre a entrega de documentos e a interação eletrônica em processos digitais no âmbito da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil.
Dentre outros assuntos, a nova IN disciplina a entrega de documentos e conceitua termos como: documento e documento digital.
Em relação a entrega de documentos à Receita Federal do Brasil, a IN determina que esta, deverá, obrigatoriamente, ocorrer em formato digital através do e-CAC, salvo exceções específicas como no caso de microempreendedores, por exemplo.
Quanto aos documentos digitais, a legislação esclarece um dos pontos de maior questionamento por parte dos operadores de comércio exterior: o formato em que o documento ser deve ser salvo:
“Art. 3º Os documentos digitais deverão ser produzidos ou reproduzidos no formato PDF, padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A – versões PDF 1.4 ou superior) ou, caso os arquivos possuam as extensões previstas no Anexo II, compactados em formato '.zip'.
Parágrafo único. Somente os tipos de arquivos previstos no Anexo II poderão compor os arquivos compactados com extensão '.zip', observadas a nomenclatura de arquivos digitais e as orientações estabelecidas no Anexo I.
Art. 4º Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente por meio dos padrões de assinatura eletrônica definidos no Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020, são considerados originais para todos os efeitos legais.
§ 1º Os demais documentos digitalizados estarão sujeitos à conferência de sua integridade.
§ 2º O documento ou meio de prova cuja reprodução não possa ser feita por meio digital deve ser entregue na unidade da RFB de jurisdição do sujeito passivo, observado o disposto no art. 11.”
Além disso a IN estabelece as condições para destruição dos documentos originais quando estes forem digitalizados.
Outro ponto abordado pela IN é em relação à assinatura eletrônica dos documentos produzidos eletronicamente:
“Art. 10. Os documentos entregues em formato digital por meio do e-CAC, inclusive a impugnação, o recurso e demais termos processuais produzidos eletronicamente, deverão conter assinatura eletrônica avançada ou qualificada, conforme determinam os arts. 4º e 5º do Decreto nº 10.543, de 2020.
§ 1º O disposto no caput fica condicionado à implementação da funcionalidade de assinatura avançada no e-CAC.
§ 2º Enquanto não implementada a funcionalidade de assinatura avançada no e-CAC, aplicam-se as exigências de assinatura do protocolo físico à análise documental de processo aberto no e-CAC sem assinatura eletrônica e:
I - relativo às impugnações e aos recursos; ou
II - cuja exigência de assinatura seja omissa pela legislação aplicável.”
“Art. 11. Em caso de atendimento presencial, nas hipóteses previstas nesta Instrução Normativa, o interessado ou o procurador de que trata o § 3º do art. 7º deverá apresentar os documentos necessários à análise do processo ou os exigidos para a obtenção do serviço requerido, para que seja realizada a solicitação de juntada ao processo digital.
§ 1º Os documentos apresentados em papel serão tratados na forma prevista no art. 12 do Decreto nº 8.539, de 2015.
§ 2º Os documentos apresentados em formato digital deverão conter assinatura eletrônica efetuada por meio do:
I - Assinador Serpro, disponível para download na internet, no endereço https://www.serpro.gov.br/links-fixos-superiores/assinador-digital/assinador-serpro; ou
II - Assinador ITI, com assinatura eletrônica em nível avançado ou qualificado, disponível no endereço https://assinador.iti.br/.
§ 3º A assinatura eletrônica constitui prova de autenticidade e integridade dos documentos originais sob a guarda do interessado, dos quais foram gerados os documentos digitais entregues à unidade de atendimento, nos termos do art. 6º do Decreto nº 8.539, de 2015.”
Por fim, o Anexo I dispõe sobre as orientações técnicas para juntada de documentos em processo digital, esclarecendo, inclusive, o formato, tamanho máximo e tipos de extensão de documentos que serão recepcionados.
A possibilidade de substituir os documentos originais pelas suas versões digitalizadas, no entanto, não é algo novo. A Lei 13.874/19 – Lei da Liberdade Econômica – MP 881/2019, dispõe que os documentos digitais tenham o mesmo valor legal e probatório dos documentos originais, que poderiam ser destruídos após a digitalização, nos termos do disposto na Lei 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação posterior.
A Lei 13.874/19 prevê que é direito de toda pessoa, natural ou jurídica, e essencial ao desenvolvimento e crescimento econômico do país “arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público”. A Lei ainda determina que a eficácia fica condicionada à regulamentação em ato do Poder Executivo federal.
Ademais, o Decreto 10.278/2020 publicado em dispõe sobre a digitalização entre particulares, considerando admissível a sua utilização, sendo que poderá ser exigida comprovação de autoria e integridade. Merece destaque, ainda, o artigo 9º, que permite o descarte dos documentos físicos já digitalizados, ressalvados aqueles que apresentem conteúdo de valor histórico.
Lembramos que o Acordo de Facilitação Econômica (AFC) norma legal, internalizada pelo Brasil pelo internalizado pelo Brasil pelo Decreto 9.326/2018 – que prevê a aceitação de cópias eletrônicas – Art. 10.2, com força de lei.
Independente do meio pelo qual os documentos foram apresentados, seja em meio físico ou em meio digital, a guarda dos documentos deverá ser mantida pelo período decadencial estabelecido na legislação – como regra são 5 anos, porém, há casos em que esse prazo se prorroga no tempo dependendo das características especiais dos processos.
Percebe-se que as últimas publicações normativas que tratam do tema de digitalização e guarda de documentos, estão em linha com o processo de modernização da Aduana brasileira, caminhando em paralelo com diversas iniciativas que temos observado nos últimos meses quanto a comunicação dos operadores com a RFB, trazendo mais agilidade e facilitando as operações.
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Artigo por Larissa Mota, Victória Mello e Larissa Micheloni.
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